Welche Angaben dürfen im Leistungsnachweis nicht fehlen?

Datum, Start/Ende, Dauer, konkrete Tätigkeiten in Alltagssprache, Leistungsart (§45a), Bestätigungen. Die Cleanit-Vorlage führt durch alle Felder.

Reicht die Rechnung allein?

Meist nicht. Die Rechnung verweist auf den Leistungsnachweis, der Inhalte und Zeiten belegt. Manche Kassen fragen zusätzliche Dokumente an (z. B. Anerkennungsnachweis).

Wie schnell erfolgt die Erstattung?

Unterschiedlich je Pflegekasse. Vollständige Unterlagen, klare Bezeichnungen und digitale Einreichung beschleunigen die Bearbeitung.

Kann Cleanit die Einreichung übernehmen?

Wo zulässig, begleiten wir die Einreichung mit Ihnen im Kassen-Portal. Alternativ liefern wir prüffähige Unterlagen für den eigenen Upload.

Abrechnung & Leistungsnachweis für §45b SGB XI – so wird’s prüffähig

Sie möchten den Entlastungsbetrag (§45b) ohne Rückfragen erstattet bekommen? Hier erfahren Sie, wie Rechnung und Leistungsnachweis aussehen sollten, welche Anhänge Kassen oft verlangen – und wie Cleanit Services die Einreichung mit Ihnen vorbereitet.

Grundlagen: Was die Pflegekasse sehen will

Der Entlastungsbetrag nach §45b ist zweckgebunden für anerkannte Unterstützungsangebote im Alltag (§45a). Damit die Erstattung zügig erfolgt, sollten folgende Punkte erfüllt sein:

Leistungsart passt: alltagsnahe Unterstützung (z. B. Begleitung, Struktur, Haushalt im Rahmen) – keine körperbezogene Grundpflege.
Anbieter anerkannt: Nach Landesrecht (falls die Kasse den Nachweis fordert).
Dokumentation sauber: Leistungsnachweis + Rechnung mit klaren Angaben.
Einreichweg & Fristen: Portal/Post der Kasse; Einreich-Routine (z. B. Monatsende).

Unterlagen-Check durch Cleanit anfragen • E-Mail: [email protected]

Leistungsnachweis – Bestandteile & Muster

Der Leistungsnachweis ist das Kern-Dokument. Er sollte folgende Felder enthalten:

Klient:in & Versicherungsnummer (sofern zulässig anzugeben).
Datum & Zeiten der Einsätze (Start/Ende, Dauer).
Tätigkeiten in Alltagssprache (z. B. „Spaziergang, Terminbegleitung, Küchenordnung“).
Leistungsart eindeutig benannt (Unterstützungsangebote im Alltag nach §45a).
Bestätigungen/Unterschriften (Kund:in/Bevollmächtigte:r, Anbieter).

Rechnung richtig schreiben/prüfen

Eine prüffähige Rechnung macht die Entscheidung leichter. Achten Sie auf:

Absender/Anbieterkennung inkl. Anerkennungs-Hinweis (falls gefordert).
Zeitraum & Positionen (Stunden/Einheiten, Satz, Summe).
Leistungsart klar als „Unterstützungsangebote im Alltag (§45a), Abrechnung §45b“.
Referenz zum Leistungsnachweis (Datum/Nummer) und Kund:in.
Zahlungs-/Erstattungsweg (z. B. Verwendungszweck).

Beispielrechnung & Hinweise ansehen • Rechnungsprüfung anfragen

Einreich-Prozess in 6 Schritten

Unterlagen sammeln: Rechnung + Leistungsnachweis + Anerkennungsnachweis (falls gefordert).
Prüfen: Stimmen Zeiten/Tätigkeiten? Ist die Leistungsart korrekt benannt?
Digitalisieren: PDF/JPG gut lesbar (eine Datei pro Dokument, eindeutige Dateinamen).
Einreichen: über Kassen-Portal oder postalisch.
Bestätigung sichern: Vorgangs-/Bearbeitungsnummer notieren.
Nachreichen: Rückfragen zeitnah klären, fehlende Angaben ergänzen.

Einreichung gemeinsam am Bildschirm erledigen • Tel: 07031 6936260

Digital einreichen: Portale & Dateiformate

Portale: Viele Kassen bieten Upload & Statusansicht – Zugangsinfos auf der Kassen-Website.
Dateiformate: PDF bevorzugt; klare Scans, max. Dateigröße beachten.
Metadaten: Vorgangsnummer/Zeitraum im Dateinamen hilft (z. B. „45b_2025-03_Rechnung.pdf“).

Übersicht & Tipps: Digitale Pflegekassen-Portale

Typische Stolpersteine vermeiden

Leistungsart verwechselt: Alltagsunterstützung vs. Grundpflege.
Unklare Tätigkeiten: Besser konkret („Einkaufsbegleitung, 60 Min.“) statt Sammelbegriff.
Ohne Anerkennungsnachweis: Falls gefordert, kurz beifügen.
Fristen verpasst: Monatliche Routine einplanen.

Mehr dazu: 7 Fehler beim Entlastungsbetrag vermeiden

Praxisbeispiele (kurz & realistisch)

A) Struktur am Nachmittag

2 Std. Begleitung (Spaziergang, Küche, Gespräch). Leistungsnachweis + Rechnung eingereicht – Erstattung ohne Rückfrage.

B) Einkauf & Termine

Begleitung zu Arzt & Einkauf, 90 Min. Klare Tätigkeiten, Portal-Upload, Bestätigung gespeichert.

C) Haushalt im Rahmen

Küchenordnung/Wäsche (definierter Umfang). Anerkennungsnachweis beigelegt – zügige Auszahlung.

Downloads & weiterführende Links

Unterlagen jetzt mit Cleanit vorbereiten • Tel: 07031 6936260 • E-Mail: [email protected]

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Angaben dürfen im Leistungsnachweis nicht fehlen?: Datum, Start/Ende, Dauer, konkrete Tätigkeiten, Leistungsart (§45a), Bestätigungen. Unsere Vorlage führt Sie durch alle Felder.
Reicht die Rechnung allein?: Meist nicht. Die Rechnung verweist auf den Leistungsnachweis, der Inhalte/Zeiten belegt. Manche Kassen fragen zusätzliche Dokumente an (z. B. Anerkennungsnachweis).
Wie schnell erfolgt die Erstattung?: Unterschiedlich. Vollständige Unterlagen, klare Bezeichnungen und digitale Einreichung beschleunigen.
Kann Cleanit die Einreichung für mich übernehmen?: Wir bereiten alles vor und reichen – wo zulässig – gemeinsam mit Ihnen über das Kassen-Portal ein. Alternativ liefern wir prüffähige Unterlagen, die Sie selbst hochladen.
Was, wenn die Kasse nachfragt oder kürzt?: Ruhig prüfen, konkret nachreichen (Zeiten/Tätigkeiten, Anerkennung). Unser FAQ & die Fehler-Checkliste helfen.

Kontakt & Einreichhilfe

Wir prüfen Ihre Unterlagen, füllen Lücken und begleiten die digitale Einreichung. So kommt die Entlastung schneller bei Ihnen an.

Beratung anfragen & Einreichung starten • E-Mail: [email protected] • Tel: 07031 6936260