7 häufige Fehler beim Entlastungsbetrag §45b SGB XI – und wie Sie sie vermeiden
Sie möchten den Entlastungsbetrag sicher nutzen – ohne unnötige Rückfragen der Pflegekasse? Hier sind die 7 häufigsten Fehler aus der Praxis und konkrete Lösungen. Mit Checkliste & Vorlagen – und Cleanit als ruhigem Begleiter.
Fehler 1: Falsche Leistungsart (Alltag vs. Grundpflege)
Der Entlastungsbetrag ist für Unterstützungsangebote im Alltag gedacht – nicht für körperbezogene Grundpflege. Die korrekte Benennung verhindert Ablehnungen.
- Richtig: „Unterstützungsangebote im Alltag nach §45a, Abrechnung §45b“.
- Vermeiden: Sammelbegriffe ohne Inhalt (z. B. „Hilfe allgemein“).
- Beispiele: Begleitung, Terminorganisation, Haushalt im Rahmen, aktivierende Angebote.
Grundlagen erklärt: §45a – Unterstützungsangebote verstehen
Fehler 2: Anbieteranerkennung fehlt
Viele Kassen wollen einen Hinweis zur Landesanerkennung des Anbieters sehen – besonders bei der ersten Einreichung.
- Check: Liegt die Anerkennung vor? Kurz beifügen, falls gefordert.
- Transparenz: In Rechnung/Anschreiben vermerken.
- Info: Anforderungen variieren je Bundesland/Kasse.
Mehr dazu: Anerkennung & Nachweise (Übersicht)
Fehler 3: Unklare Tätigkeiten & Zeiten im Leistungsnachweis
Unklare Formulierungen erzeugen Nachfragen. Schreiben Sie konkret in Alltagssprache – und notieren Sie Start/Ende/Dauer.
- „Spaziergang 45 Min., Kalenderabgleich 15 Min., Küchenordnung 30 Min.“ statt „Beschäftigung“.
- Unterschriften/Bestätigungen nicht vergessen.
Vorlagen nutzen: Leistungsnachweis-Vorlage | Abrechnung richtig
Fehler 4: Rechnung ohne Bezug zum Leistungsnachweis
Die Rechnung sollte klar auf den Leistungsnachweis verweisen (Zeiträume/Nummern). Das spart Rückfragen.
- Klarer Leistungszeitraum & Positionen (Stunden/Einheiten) mit Beträgen.
- Leistungsart eindeutig: „Unterstützungsangebote im Alltag (§45a), Abrechnung §45b“.
Fehler 5: Fristen & Routine fehlen
Liegenbleiber kosten Budget. Eine monatliche Einreich-Routine schafft Ruhe.
- Fixtermin (z. B. letzter Werktag) fürs Scannen & Hochladen.
- Dateinamen mit Zeitraum/Vorgangsnummer wählen.
Helfer: Einreich-Checkliste §45b
Fehler 6: Falscher Einreichweg (Portal vs. Post)
Viele Kassen bevorzugen ihr Online-Portal – schneller und nachverfolgbar. Manche akzeptieren nur bestimmte Formate.
- Portal prüfen: Registrierung, Upload-Regeln, Maximalgröße.
- PDF bevorzugen; sauber scannen/fotografieren.
Übersicht: Digitale Pflegekassen-Portale
Fehler 7: Bescheid nicht prüfen & nachfassen
Manchmal sind Ablehnungen nur formale Punkte. Ruhig prüfen, knapp nachreichen – oft reicht das.
- Begründung lesen: Anerkennung? Leistungsart? Zeiten?
- Fehlendes ergänzen und erneut einreichen.
- Bei Unsicherheit: Pflegestützpunkt oder uns ansprechen.
Praxisbeispiele – so wird’s prüffähig
Drei kurze Fälle aus der Praxis – mit Lösung:
A) „Beschäftigung“ abgelehnt
Lösung: Tätigkeiten konkretisiert („Spaziergang 40 Min., Kalender 20 Min., Küche 30 Min.“) + Anerkennungsnachweis beigelegt → Auszahlung erfolgt.
B) Rechnung ohne Bezug
Lösung: Verweis auf Leistungsnachweis (Monat/Nummer) ergänzt, Positionen nach Zeiten sortiert → keine Nachfragen mehr.
C) Fristen verpasst
Lösung: Monatsroutine eingeführt & Checkliste genutzt → stabile, zügige Erstattungen.
Downloads & weiterführende Links
Häufige Fragen (FAQ)
- Woran scheitern §45b-Einreichungen am häufigsten?
- An unklaren Tätigkeiten, fehlenden Zeiten/Unterschriften oder einer falschen Leistungsart. Nutzen Sie klare Alltagssprache und unsere Checkliste.
- Brauche ich immer den Anerkennungsnachweis des Anbieters?
- Nicht jede Kasse fordert ihn, aber besonders beim ersten Antrag ist er hilfreich. Wir sagen Ihnen, was Ihre Kasse bevorzugt.
- Wie schnell soll ich einreichen?
- Am besten monatlich. So bleiben Budgets im Fluss und Nachfragen lassen sich schnell klären.
- Kann Cleanit meine Unterlagen prüfen?
- Ja. Wir prüfen Rechnung & Leistungsnachweis, ergänzen fehlende Angaben und begleiten – wo zulässig – die digitale Einreichung.
Kontakt & Unterlagen-Check
Schicken Sie uns Rechnung und Nachweise – wir prüfen, ergänzen und bereiten die Einreichung vor. So kommt die Entlastung schneller an.
Unterlagen-Check & Beratung anfragen • E-Mail: [email protected] • Tel: 07031 6936260